גיוס עובדים לעסק: מודל 3 שלבים לבחירת העובד הנכון
ראיון נעים לא תמיד מלמד אם האדם יצליח בתפקיד. מתחילים במשימות, מגדירים מה נדרש ובונים שאלות שמבקשות דוגמאות.
לדף העבודה שבמאמר
בקצרה: איך בוחרים עובד שמתאים באמת לעסק?
גיוס נכון מתחיל לפני פרסום המשרה: מגדירים משימות ותוצאות רצויות, מזהים את תכונות האופי שנדרשות לביצוען, ובונים שאלות ראיון שמבקשות דוגמאות מהתנהגות אמיתית בעבר. כך ההחלטה נשענת פחות על רושם רגעי ויותר על התאמה לתפקיד ולעסק.
חשבת פעם על להעסיק עובד?
כולנו מכירים את התסריט הזה: עסק מתפתח, צריך לגייס עובד חדש, מפרסמים משרה, מזמינים מועמדים לראיון…
ואז מגיע הרגע המוכר: "ספר לי קצת על עצמך".
מה שקורה אחר כך כמעט צפוי - מקבלים תשובות מעורפלות, סיפורים יפים, ואנחנו נותרים עם תחושת בטן בלבד. בסופו של יום, ההחלטה מי לגייס נשענת על אינטואיציה יותר מאשר על נתונים אמיתיים.
האם זה נשמע מוכר?
בתפקידי כמנכ"ל ארגון גדול עם סניפים רבים ברחבי הארץ, גייסתי עשרות מנהלים, מדרג הביניים ועד השדרה הניהולית הבכירה.
לפני כמה שנים באחד המקרים, חיפשתי מנהל סניף למיקום אסטרטגי. ערכתי 15 ראיונות עם מועמדים מרשימים. כולם הציגו קורות חיים מצוינים והפגינו ביטחון בראיון. בסוף יום הראיונות, כשישבתי עם צוות משאבי אנוש ושאלנו את עצמנו "מי המתאים ביותר?" - לא יכולנו להגיע להסכמה.
הבחירה הייתה מבוססת כמעט לחלוטין על תחושות, וכעבור שלושה חודשים התברר שטעינו.
הבעיה לא הייתה המועמד. הבעיה הייתה בדרך שבה ניהלנו את תהליך הגיוס.
היום אני רוצה לחלוק איתך מודל פשוט בן שלושה שלבים שישנה לחלוטין את איכות הגיוס בעסק שלך:
שלב 1: תיאור מפורט של המשימות והאחריות
רוב בעלי העסקים מגדירים את התפקיד בצורה כללית מדי: "מנהל משרד", "נציג שירות", "עוזר אישי". אבל בפועל - כל תפקיד הוא עולם ומלואו של משימות ספציפיות.
המפתח הראשון: פרט את כל המשימות שהעובד יבצע ביום טיפוסי. לא רק "יענה לטלפונים", אלא:
- כמה שיחות בממוצע ביום?
- באיזה נושאים?
- מה רמת המורכבות של השיחות?
- האם השיחות דורשות פתרון בעיות מיידי או העברת מידע בלבד?
ככל שתפרט יותר, כך תבין טוב יותר את התפקיד. כשהייתי צריך לגייס מנהל מחלקה באחד מהסניפים הגדולים שלנו, הקדשתי יום שלם לישיבה עם מנהלי מחלקות מצליחים בסניפים אחרים. ביקשתי מהם לתעד כל משימה שהם מבצעים במהלך השבוע. התוצאה הפתיעה אותנו - גילינו שחלק מהמשימות החשובות ביותר שתרמו להצלחתם לא הופיעו כלל בהגדרת התפקיד הרשמית!
שלב 2: זיהוי תכונות האופי הנדרשות
עכשיו מגיע החלק המעניין - לכל רשימת משימות יש "פרופיל אישיותי" אידיאלי.
לדוגמה:
- אם מנהל המחלקה נדרש לטפל בתלונות לקוחות מורכבות, נצטרך אדם סבלני במיוחד, עם אינטליגנציה רגשית גבוהה.
- אם התפקיד כולל ניהול צוות של 10 עובדים, יכולת האצלת סמכויות וניהול משימות חיונית.
- אם התפקיד מחייב עמידה ביעדים חודשיים, נדרשת אוריינטציה תוצאתית ויכולת עבודה תחת לחץ.
שאל את עצמך: אילו תכונות אופי ומיומנויות הכרחיות להצלחה בתפקיד זה? כתוב רשימה של 5-7 תכונות מרכזיות, ודרג אותן לפי חשיבותן.
שלב 3: שאלות מנבאות התנהגות
זה השלב המכריע, ופה מתרחש הקסם האמיתי של המודל הזה.
במקום לשאול "האם אתה טוב בניהול צוות?" (שכמובן תמיד תקבל תשובה חיובית), אנו שואלים שאלות שהתשובות עליהן מנבאות את התכונות שזיהינו כחיוניות.
לדוגמה:
- במקום "האם אתה יודע לעבוד תחת לחץ?" שאל: "תאר לי מצב שבו היית צריך לעמוד ביעדים קשים במיוחד. מה עשית וכיצד התמודדת?"
- במקום "האם אתה יודע לנהל צוות?" שאל: "ספר לי על עובד מאתגר שהיה תחת ניהולך. איך התמודדת עם הסיטואציה?"
השאלות האלה מחייבות את המועמד לספק דוגמאות מעברו, וההתנהגות בעבר היא המנבא הטוב ביותר להתנהגות בעתיד.
הנה דוגמה מעשית מהניסיון שלי:
כשגייסנו מנהל סניף חדש באחד המיקומים האסטרטגיים שלנו:
שלב 1 - הגדרנו את המשימות:
- ניהול צוות של 12 עובדים
- עמידה ביעדי מכירות חודשיים של 1.5 מיליון ₪
- טיפול בכ-10 סיטואציות מורכבות של לקוחות מדי שבוע
- פיתוח עסקי מול לקוחות ארגוניים בסביבת הסניף
שלב 2 - זיהינו את התכונות הנדרשות:
- יכולת הנעת צוות והשראה
- עמידה ביעדים ואוריינטציה תוצאתית
- שירותיות ברמה גבוהה ופתרון בעיות
- יזמות וחשיבה עסקית
שלב 3 - פיתחנו שאלות מנבאות:
- "תאר מקרה שבו הובלת צוות שלא עמד ביעדים. מה עשית כדי לשנות את המצב?"
- "ספר על לקוח קשה במיוחד שהצלחת להפוך למרוצה. איך עשית זאת?"
- "איך זיהית הזדמנויות לפיתוח עסקי בתפקידך הקודם ומה עשית כדי לממש אותן?"
התוצאה? המנהל שגייסנו באמצעות התהליך הזה הוביל את הסניף לשבירת שיאי מכירות תוך חצי שנה, והפך לאחד המנהלים המוערכים ביותר בארגון.
לפני שמגייסים-בודקים מה העסק באמת צריך
אבחון עסקי מדויק מונע גיוס מוקדם, תפקיד לא נכון ועלויות מיותרות. במיזם איקס בונים יחד מבנה ניהולי שמתאים לשלב שבו העסק נמצא. צפו בעדויות מתהליכי הליווי, הכירו את סדנת ממקצוען למנכ״ל, או שלחו הודעת WhatsApp.
בסיפור של לאה מנדלסון, גיוס הצוות היה קשור גם לחשש להעביר לאחרים עבודה שהיא רואה כאמנות. בליווי היא עבדה על החשש וגם על גיוס, הכשרה וניהול. לסיפור המלא של לאה. לפני שבוחרים פתרון לעומס, אפשר להתחיל באיפיון עסקי שבודק מה יוצר אותו.
לפני הראיון: מה באמת צריך לבדוק?
בנה את הראיון סביב העבודה שתבוצע. הדף עוסק בתפקיד ובשאלות בלבד; אין להזין בו פרטים אישיים של מועמדים.
בסיום: דף הכנה לראיון עם משימה, יכולת ושאלות המשך; ללא ציון אוטומטי למועמד. אין שליחה או שמירה של התשובות באתר. להמשך עבודה אפשר להוריד קובץ טקסט בעברית. אין צורך בפרטי לקוחות או עובדים.
תאר יום עבודה, ולא רק שם תפקיד.איך תדע שהעבודה בוצעה היטב?למשל סדר במעקב או טיפול ענייני בפנייה מורכבת.ספר על מקרה שבו… מה עשית ומה קרה?מה האדם עצמו עשה, מה היו השיקולים ומה למד.אחריות, סדרי עבודה, ציפיות ואופן ההכשרה.דף העבודה שלי
זהו ריכוז של התשובות שמילאת, לא אבחון אוטומטי או מסקנה מקצועית.
לברר מה קורה בעסק שלך
דף העבודה עוזר לרכז כיוון ושאלות. באיפיון של מיזם איקס בוחנים לעומק את הקשרים בין תחומי העסק ומגדירים אסטרטגיה להמשך.
כך עובד תהליך האיפיון